POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL E INFORMACIÓN

INSTITUCIÓN EDUCATIVA DOMINGO IRURITA

1. Declaración de la Política

La Institución Educativa Domingo Irurita se compromete a formular, implementar y mantener una Política de Gestión Documental e Información eficiente, transparente y orientada a la transformación digital. Esta política garantiza la correcta planificación, producción, gestión, organización, conservación, custodia y disposición final de la documentación física y electrónica producida o recibida en ejercicio de las funciones académicas, directivas, financieras (Fondo de Servicios Educativos – FSE) y administrativas.

2. Marco Normativo

La presente política se fundamenta en la legislación colombiana vigente:

  • Constitución Política de Colombia: Artículos 8, 15, 20 y 74 (Derecho a la información, intimidad y acceso a documentos públicos).
  • Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos.
  • Decreto 2609 de 2012 (Decreto 1080 de 2015 – Único Reglamentario del Sector Cultura): Regula la gestión documental en las entidades públicas.
  • Ley 1712 de 2014: Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública.
  • Ley 1581 de 2012: Protección de Datos Personales (Habeas Data).
  • Acuerdo 002 de 2014 del AGN: Criterios para la elaboración del PGD y TRD.

3. Alcance

La Política de Gestión Documental aplica a todos los niveles organizacionales, sedes institucionales (Sede Central, María Auxiliadora, Santa Teresita), dependencias administrativas, directivos docentes, cuerpo docente, personal administrativo y contratistas de la I.E. Domingo Irurita. Abarca la totalidad del ciclo vital de los documentos (archivos de gestión, central e histórico), sin importar el soporte técnico o medio de creación (físico o digital).

4. Objetivos de la Política

  • Objetivo General: Garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad, trazabilidad y preservación del patrimonio documental de la entidad, optimizando el acceso público y soportando los procesos institucionales.
  • Objetivos Específicos:
    1. Estandarizar el uso de los instrumentos archivísticos institucionales (TRD:Tablas de Retención Documental), (CCD:(Cuadro de Clasificación Documental), (PGD: Programa de Gestión Documental), (PINAR: Plan Institucional de Archivos), Registro de Activos de Información).
    2. Proteger la información reservada y los datos personales sensibles de estudiantes, padres de familia y servidores públicos.
    3. Promover la paulatina racionalización y cero papel mediante el uso de tecnologías de la información.
    4. Garantizar la conservación preventiva del fondo documental histórico y de los expedientes académicos/contractuales.

5. Principios Orientadores

Conforme al Decreto 1080 de 2015, la gestión documental en el colegio se rige por:

  • Planeación y Eficiencia: Producción de los documentos estrictamente necesarios para el cumplimiento misional.
  • Transparencia y Disponibilidad: La información es pública por regla general y debe estar accesible oportunamente.
  • Procedencia u Orden Original: Respeto por la estructura institucional en la ordenación de expedientes.
  • Neutralidad Tecnológica: Adopción de formatos estándares y duraderos para archivos físicos y digitales.
  • Protección de Datos: Salvaguarda estricta de historias académicas y expedientes conforme a la ley.

6. Lineamientos Generales de Implementación

  1. Uso Obligatorio de Tablas de Retención Documental (TRD): Ningún archivo de gestión podrá eliminar o transferir documentos sin la aplicación previa de las TRD convalidadas.
  2. Administración de Expedientes Únicos: Las historias académicas de los estudiantes (SIMAT), las historias laborales del personal y las carpetas del FSE deberán conformarse como expedientes únicos foliados y organizados secuencialmente.
  3. Control de la Ficha y Registro de Activos: La institución mantendrá actualizado el inventario de activos de información física y digital a disposición del público.
  4. Seguridad y Custodia: Se dispondrá de áreas físicas con condiciones ambientales y de seguridad para prevenir pérdidas, deterioro o accesos indebidos.

7. Responsables

  • Rectoría y Consejo Directivo: Aprobación formal de la política, adopción del PGD y destinación de recursos para el archivo.
  • Comité Institucional de Gestión y Desempeño (o Comité de Archivo): Evaluación, seguimiento y convalidación de los instrumentos archivísticos.
  • Secretaría Académica y Auxiliares Administrativos: Aplicación técnica de la organización, conservación, foliación, inventarios (FUID) y transferencias documentales.